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企事业单位做档案数字化一般需要多久

发布时间:2021-10-14 17:01:12人气:

   做档案数字化的时候很多单位或企业关心自身情况下数字化建设需要多长时间,工期问题主要由以下3个因素决定:

1、纸质档案数量。

2、投入做数字化的人数。

3、数字化设备的专业程度和操作人员的熟练度。

  

纸质档案数量



企事业单位做档案数字化一般需要多久(图1)


首先要预估本单位需要进行档案数字化的范围、数量以及档案类型,明确哪些需要数字化哪些不需要数字化,可根据归档范围进行梳理。数量的估算可以按照纸张规格或档案类型进行初步估算,如不便于分类可根据纸质档案存储方式进行粗略估算,是柜、是箱或是密集架,每个单位上大概存放多少盒,一盒大概多少页等;估算数量最好精确到页。有条件的单位也可邀请专业的档案中介服务机构帮助单位进行数量的估算。


  

投入做数字化的人数


1、如果单位档案量较小,且有充足的人员和精力,可以考虑组织自己单位人员进行数字化加工的简单流程,如扫描、图片处理等,但也存在如数字化格式批量转换、数据挂接,数据系统上传等专业程度较高的环节,一般的单位刚开始接触多少有些困难。


企事业单位做档案数字化一般需要多久(图2)


2、如果档案量较大,有条件的单位可有计划地进行档案数字化外包,选择专业的档案中介服务机构(档案备案类型需要包含档案数字化)来进行集中统一作业,相比之下会体现出很多优势如:

  1. 减少单位在资金、人力上的投入;

  2. 对单位的档案可做到统一数字化加工,统一移交并接收;极大的减少了单位档案数字化的工作难度,保质保量地完成数字化工作;

  3. 选择专业项目团队,管理有序,分工明确,责任到人;减少劳动争议所带来的麻烦。

  4. 档案中介服务机构服务质量参差不齐,需要单位擦亮双眼,选择有资质的机构,金额较大的,需要进行招标,公开公正的选择资质符合要求的机构。




  

数字化设备的专业程度和操作人员的熟练度


数字化设备的选择,具体要根据纸质档案纸张情况、纸张规格进行选择。


企事业单位做档案数字化一般需要多久(图3)



纸张情况来说,纸张厚度、平整度良好,可采用高速扫描仪;纸张较薄或年代较久远,特别是稿纸或已经泛黄的档案,就可以采用平板扫描仪、高拍仪等设备。


    纸张规格来说,一般的A4幅面的可选用A4扫描仪,较大尺寸的纸张可选用A3幅面或大幅面扫描仪,特殊规格的可选用专业扫描仪,如工程图纸,一般选用图纸专用的扫描仪。扫描加工设备的专业程度和操作熟练度也会大大影响档案档案数字化的时间进程。


企事业单位做档案数字化一般需要多久(图4)

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