小编带大家了解一下什么是人事档案，人事档案的作用，人事档案怎么录入、建人事档案都需要提供什么资料，以后再遇到这种情况，就可以得心应手了。
人事档案是指对身份，学历，资力等方面做的一些登记。也包括他的工资收入，他的定级转正等信息。以便单位备查。
人事档案怎么录入
人事档案怎么录入，它的步骤如下：
1.打开员工资料登记表，在员工姓名栏录入员工姓名。在最上方的员工编号处录入员工编号。
2.鼠标左键点击第一条员工编号往下拖，复制一条一模一样的员工编号，然后把员工编号最后的数字从0修改为1。
3.鼠标左键选择已经录入好的两条员工编号记录，把鼠标移动到两个单元格的右下角，鼠标成为十字形，左键点击右下角不放往下拖动，一直拖到表格的最后一行，放下鼠标左键，员工编号依照数字递增变化，员工编号录入完毕。
4.在右边的员工性别栏下按住键盘ctrl键同时鼠标左键点击选择都是男性的员工。选择完毕后释放CTRL键。
5.在表格最上方的编辑框中输入“男”。
6.同时按下键盘上ctrl和enter键，随后释放两个键，刚才所有选择的单元格全部显示“男”。
7.按照以上办法全部选择性别栏剩余单元格，输入“女”，所有选择的单元格显示“女”。性别栏信息输入完毕。
8.部门一栏按照以上方法依次输入不同的部门，每次选择相同部门的人员输入一次即可，最终完成整个表格的录入工作。
怎么建人事档案？
在体制内工作的职工都知道，在入职的时候单位就和人事管理部门就为我们建立了人事档案。而企业和公司也同样为职工建立人事档案，一般是由企业或公司人事劳动部门负责建立。有些刚刚进入人事劳动部门的人力资源干部对此还不熟悉，小编就和您讲一讲。
一、如何为职工建立人事档案
1、员工入职时需要提供的基本人事档案包括以下内容：员工简历、面试评估表、入职登记表、劳动合同、员工身份证复印件/照片、离职证明(非应届毕业生)、毕业证书等相关证书复印件。这是最基本的员工入职所需要提供的相关材料。
2、人事在收到以上相关资料的时候就需要展开相应的工作了，签订合同以后，公司会给每个员工一个工号，我们可以按照工号的顺序来简历人事档案，实时的更新和检查花名册，这个花名册的内容根据每个公司能看这个花名册的权限来设定。如果这个花名册只有领导级别的人才能查看，那么内容可以尽可能的详尽，可以包括入职时间、合同期限、社保办理情况、试用期的评估结果、岗位和职位的变动情况等等，如果这个花名册大家都可以看，那么一些敏感信息就不要放进去了，就单独再另外制作一个表格。
3、除了以上常规项，公司还要设置公司的培训记录，每个公司每隔一段时间都会有相应的培训，我们需要做个培训记录表，哪些人参加、分别是什么岗位、参加的目的及整个培训所产生的费用，这是公司为员工所投入的一项成本，也是需要记录在案的。
4、绩效展开及结果也算是人事档案，每个月员工的相关信息都需要保留，这些纸质档都需要保留，如果条件允许可以制作相应的电子档，便于以后查阅，从员工进公司开始，他所有的相关资料都要齐全，例如试用期考核表、试用期访谈表、转正审批表等等。
5、在人事档案的管理过程中，很多人认为只要把数据记录就好，然后把相关资料全部放在一个档案袋子里，就觉得自己的工作已经做到位了，其实并非这样，在我们实际的操作中，要善于自己总结方法，有的公司有人事管理系统，这样人事工作会方便很多，但是有些公司没有，那我们做的就比较多了，我们需要有一份实时更新的表格，把员工的档案按照工号编号，制定编号的缩印就能查询表格和先关信息的位置，纸质档案袋子上也要有相关内容的概括，严格按照既定的顺序进行排序，这样找起来会方便很多。
6、每个公司管理人事档案的顺序不同，不过大致可以分为以下几个模块进行分类管理：招聘、入职、试用期、在职、离职，这样查阅的时候能有一个规范的循序，不会显得你的档案杂乱无章，人事档案的管理枯燥乏味，需要我们自己从中找寻乐趣，如果你经常去翻阅，会有自己的一些想法，善于思考的人还能自己设置一套管理体系，只要开始理顺了，后面操作起来会非常顺畅，领导要任何人任何时候的资料你都能第一时间拿出来，定会让人刮目相看。
二、人事档案有什么作用
人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。高校学生档案则是国家人事档案的组成部分，是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录，是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。事业单位，人事档案相当重要。
企业和公司的人事干部在建立职工人事档案的时候，一定要有一个清晰的思路和敏锐的洞察力，将职工最有效的信息加入档案中去，帮助公司更加有效地管理职工。同时华律网小编也提醒新入职的人事干部，尽量将所负责的人事档案建立为一套完整完善的人事档案体系，以便节省时间和精力。