江西数字化加工档案
档案数字化加工具体过程
前期档案整理档案借出
从档案室接件，填写档案移交清册，一式两份。拿到档案后，开始核对档案数量，数量核对无误后签字确认，将档案拿回加工现场。
目录数据准备
按照各类档案整理规定的要求，在档案管理系统着录目录数据。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、日期、起止页号等，应进行修改。
拆除装订
在不去除装订物情况下，会影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。
页面修整
破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或熨平等）后再进行扫描。
档案扫描
扫描方式
（1）根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描。
（2）纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案，可采用高速扫描方式以提高工作效率。
扫描色彩模式
（1）扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用彩色。
（2）页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描。
（3）页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。
（4）页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可采用彩色模式进行扫描。
扫描分辨率
（1）扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。
（2）采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般应设为200-300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。
图像处理
图像数据质量检查
（1）对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。
（2）由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。
（3）发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。
（4）发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。
纠偏、去污、图像拼接、裁边处理
（1）对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。
（2）对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。
（3）对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。
（4）采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。
图像存储
存储格式
（1）采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用PDF格式存储。
（2）采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用PDF格式存储。
图像文件命名
（1）纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。如图像文件较大，不便于网络浏览，可拆分为多个图像文件，文件名后增加A、B、C等区别。
（2）分别建立文件夹，以文件档号命名，并存储对应图像文件。
数据挂接
将每一份纸质档案扫描所得的图像存储到相应档号的文件夹后，认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中文件的总页数是否相同等。通过每一份图像文件所在文件夹的名称与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。
干货：档案数字化加工，核心7大步骤，档案管理人必备！
本期主编：橙子
话不多说，进入正题了！
（1）纸质档案数字化需要相应的设备和场所，数字化处理场所应具有足够的空间和合理的布局，并可配备门禁、防盗、视频监控等消防系统和安防系统。
（2）数字处理设备需要计算机、扫描仪、录音机和存储介质。如果可以配置服务器、 备份设备、数码相机等则更好。
（3）数字处理工作还需要相应的软件系统支持，如操作系统、文件管理软件、扫描程序、录音软件、备份软件、杀毒软件等。 确保数字处理工作的安全和保障 。
要先将扫描仪连接到计算机，安装驱动程序和扫描软件后即可使用。工作人员应能掌握和使用扫描仪的操作方法和扫描仪参数设置。
扫描动作并不复杂，就是把纸质文件放入扫描仪，扫描，把文件取出扫描仪。
在扫描之前，我们必须设置扫描模式、扫描颜色模式、扫描分辨率和图像存储格式。
目前有手持式扫描仪、平板扫描仪、鼓式扫描仪、高射扫描仪、大幅面扫描仪、 胶片扫描仪等。根据需要和档案的纸张质量进行选择。
颜色常常又和图像存储格式相关联，彩色图像通常以JPG格式存储，如果以TIFF格式存储，占用空间比较大；
扫描分辨率是影响档案直观效果的重要参数，通常的规定分辨率在300dpi以上。 具体要根据以上参数的确定，再进行亮度、对比度的微调。
标准要求扫描图像尽可能反映文件的原貌，但在扫描过程中，由于文件纸张宽度、纸张粗糙度、字迹散乱、颜色不均匀等因素。
在这些情况下，需要进行图像处理操作，一般需要通过专门 的图像处理软件来实现。它要能够实现图像拼接、图像去污、修剪、旋转、校正等图像处理，确保图像完整、正确 。
检查员必须掌握纸质文件数字化处理的标准要求，检查人员要尽职尽责，要求做到100%检查，并且合格率应达到100%。
检查的事项有图像是否清晰、画质是否色彩失真、图像是否倾斜、图像上是否有阴影或黑点，图片大小和格式是否符合规定等。
使用数字文件的方法基本上是通过目录搜索数据，要仔细的检查目录能否与图像和数字 复印一一对应，检查合格率应为100%，发现问题时，必须重新修改完善。
将通过检查的数据可以离线保存。应根据数字档案管理系统的设计模板建立包括图像文件命名方法在内的存储结构，并 尽可能完整地描述相关文档 。
包括人员登记表、数字化处理文件登记表、统计表、质量检查表、编码描述文件、数据描述等。
这是扫描和处理工作完成之前的最后一项。将档案数字化的成果移交档案管理部门，移交内容由档案管理部门规定。
交接过程包括交接前的验收和办理交接手续。 交接手续时经双方盖章确认后方才生效。
这期就说到这里，欢迎在评论区留下你的看法，觉得有用可以分享给身边的人，我们下期再见。
以地质资料清理为契机加快铀矿地质档案资料数字化建设
王月霞
（江西省核工业地质调查院，南昌330038）
摘要 文章分析了以地质资料清理为契机，加快推进铀矿地质资料的数字化建设的必要性，并从数字化的前期准备阶段、数字化实施阶段、数字化成果的管理与应用阶段三方面提出了实施数字化工作中要注意把握的几个问题。
关键词 核工业；铀矿地质；档案资料；数字化
2007年，为充分发挥现有铀矿地质档案资料的作用，促进更多地质档案资料开发利用和社会化服务，我局在江西省国土资源厅的统一安排部署下，对馆藏地质成果档案资料进行了清理登记，对涉密资料的密级、涉密种类、涉密事项进行了认定，对破损档案进行了调查摸底，并初步建立了成果地质资料目录数据库。通过此次资料清理，进一步规范了我局档案资料的管理，摸清了家底，为促进数字化的实施奠定了基础。为此，我局酝酿多年的地质资料图文数字化项目已于2008年年初拉开了帷幕，并计划用三年时间完成馆藏所有地质资料档案的数字化工作，建立全文数据库，完善目录数据库，让馆藏档案资料以最广泛、最快捷的方式提供利用服务，使可以公开的档案信息得到互联互通共享，以满足铀资源管理和地质调查与评价的需要，为我国国防与国民经济建设、和谐社会建设发挥更加广泛地作用。
1 铀矿地质档案资料数字化建设的必要性
1.1 数字化是时代的要求和社会发展的大势所趋
随着人类进入信息社会及现代电子计算机技术广泛应用与迅速发展，档案资料数字化加工与存储，计算机检索与阅读、网络化传输与流动是势在必行。我局铀矿地质科技档案按其专业划分为地质勘查、物化探、水文工程地质、测绘、实验测试、探矿工程、资源预测评价监督、科学技术研究、基本建设、民品生产等13个类目。面对如此海量的档案信息，其加工、整理、利用与传输如果还停留在手工管理阶段水平，必将被历史所淘汰。因此加快推进铀矿地质档案资料数字化建设，关系到我们铀矿地质档案资料馆在未来信息时代的地位和作用。
1.2 数字化有利于地质档案资料的科学保护
部分铀矿地质档案资料由于年代已久或使用频繁，一部分档案纸质较差，纸张发黄变脆、字迹洇化褪色、聚酯图件粘连、注记脱落，图件皱折、破损情况严重，有些已不能提供利用。我局在去年对馆藏地质资料进行清理登记的同时，对档案保管状况进行了摸底调查，共登记破损档案八百多份，图件千余张。因此尽快抢救、修复或复制，并保护好这些档案也成为地勘单位另一个十分紧迫的任务。而实施数字化则是对破损档案最佳、最彻底的修复方案，能有效地保护档案原件。
1.3 数字化成果有利于铀矿地质资料进一步研究与开发利用
为缓解我国铀资源紧缺的矛盾，核工业地质局提出我国南方近期找矿目标是扩大现有铀矿田的资源储量，重点普查扩大现有矿区深部500～1000m的“第二富集带”和外围的铀资源远景。要实现此目标必须利用新理论、新技术、新方法对馆藏地、物、化、钻探等基础性资料进行综合分析、综合研究，提取有价值的信息，归纳总结控矿因素及成矿规律，以筛选出新的找矿靶区、靶位和勘查基地。而数字化成果更具有利于方便，快捷、高效、全面地获取、整合、优化、分析、处理档案信息数据的优势，进而大大提高地质勘查工作程度，节约投资，缩短工期，以减少找矿盲目性，实现地质找铀新的重大突破。
1.4 数字化能够解决传统档案管理本身无法解决的问题和矛盾
由于地质行业的特殊性，长期野外作业基地分散，交通不便，纸质载体不便于远距离快速查询、调用，信息采集、存储、传输和资源共享，时效性越来越低，已远不能适应或满足野外地质工作需求。而且纸质报告、图件制作成本越来越高，占用库存空间越来越大。而数字化档案的最大特点是彻底改变纸质档案的利用方式，冲破档案利用的限制，资料借阅和管理不受时空，地理位置限制，能够通过网络远程异地查询、全文检索，资料传输、快捷方便，进而提高工作效率、降低成本。而且数字化成果载体是硬盘、光盘等，容量高、成本低、体积小，容易携带保存，有利于野外作业环境管理。
2 数字化实施过程中要注意把握的几个问题
2.1 前期准备阶段
一是认真实践科学发展观，做好数字化前地质资料的价值鉴定，落实数字化的范围和实施方案。馆藏档案全部数字化，是理论上最彻底的数字化方案没有必要将庞杂纷繁的馆藏档案全部数字化，而应选择重要铀矿区、矿床矿点档案资料先行数字化。二是加强学习培训与考察调研。由于数字化对核地勘单位而言是一项全新的任务，缺乏实践经验，因此数字化前的学习培训、考察调研极为重要。通过学习培训强化提高对数字化的质量要求和技术标准规范；通过考察调研可借鉴其他行业开展数字化工作的成熟方法和先进经验，以少走弯路。三是规范、统一全局性档案数字化、信息化的技术系统、技术标准与规范。使电子文件在通用标准、环境下能被正常浏览、使用和转换，以期达到互通兼容、统一维护、统一升级、信息共享的目标。四是地质局档案馆要加强对下属地勘单位数字化工作的指导、监督，对已汇交的成果地质资料的数字化要统筹规划，具体分工与合作，避免重复工作造成浪费。
2.2 数字化具体实施阶段
由于铀矿地质档案资料涉及核工业国家秘密，而数字化又是一项长期、复杂的系统工程，资金投入多，任务重、工作量大，因此在数字化实施过程中要特别注意对档案实体、档案信息、数据的安全、保密和质量管理。一是强化所有参与数字化工作人员的安全保密意识，从思想上筑牢安全防线；制定数字化安全保密工作制度，从源头上堵塞安全漏洞；采取数字化加工网络与外网物理隔绝、安装干扰器和防火墙、加装密码设备等安全措施，从硬件设备上切断泄密途径。二是要建立责任机制，落实岗位职责，严格操作规范。对档案实体在整理、扫描、录入、识别、校对、图像处理、目录建库、数据验收、数据备份等各个作业环节和流程中要进行详细的交接登记，实施全过程的有效监控，确保档案资料原件与信息数据的绝对安全。三是保证质量。数字化过程中任何一个工作环节质量直接影响着档案信息资源建设的质量。比如前处理要数据准确、标识清楚；扫描要维护档案原貌，所记载的信息内容要与纸质档案原件保一致，齐全完整，图件清晰真实有效符合质量标准；光盘刻录要格式正确、内容完整，能够独立浏览和检索，以保证数字化成果真实性、可用性、完整性，对折卷扫描的案卷要及时装订，恢复原貌。
2.3 数字化后电子档案的保管与应用阶段
地质资料数字化后，面对新型存储载体电子档案如何规范整理、安全保管及有效利用是档案人员面临急需解决的一大问题。首先应做好数字化成果的入库检查验收。对每一件电子文档都要进行全面检查，看其能否正常打开读取、浏览和使用；文本部分与附图类的编排顺序、编制格式、文件命名及组织方式、目录文件的制作是否符合规范要求；光盘表面是否有物理变形，有无划痕、斑点、霉变或携带病毒，发现不合格应重新制作，确保光盘所存数据的有效读取。二是认真研究实践、不断提高数字化成果的保管与利用水平。电子档案的保管、利用需要依据其特性和软硬件平台在一定的技术环境和采取一系列技术保障措施下进行，涉及许多方法、技术、标准的建立，因此除建立铀矿地质本行业、本系统、本单位电子档案的管理制度外，还应进一步加强、完善基础设施建设，在规范整理，安全保管、定期检测维护、安全有效提供利用上做好做足文章。三是尽快改善档案管理队伍人才、知识结构，提高档案人员综合素质。地质资料数字化后，对数字化成果电子档案的保管、查询检索、计算机及其相关管理软件的操作应用以及数据库建设的维护更新，都对现有档案人员的思想观念、专业技能等综合素质提出了较高的要求。而当前地勘单位档案员队伍中极少有既会档案管理、又懂计算机应用的复合型人才，急需培养档案信息化管理人才及有计划地加强对现有人员相关基准的强化培训，迅速提高他们掌握电子档案管理的基本知识技能和计算机技术应用水平，做好传统档案管理向数字化管理的转型工作，为核工业新一轮地质找矿提供坚实的地质数据信息资源服务与保障。
档案数字化加工具体怎么做？
一、拆卷
1、检查案卷的完整性，是否有缺页、漏页、错编现象，正、副卷标注是否正确；
2、拆开案卷，将案卷背面的封条小心撕干净，剪开装订线；
3、将案卷内页一页页分开，对特殊页做出标识提醒扫描人员注意；
4、取掉案卷中金属物；
5、注明每卷案卷（包括正、副卷）的页数及其他的特殊情况。对不能确定的案卷，拆卷人员应该及时向档案员进行咨询，不得擅自对问题进行处理。
二、扫描
1、严格按照规定命名方式对影像文件进行命名。并根据数据交换规则设置扫描影像的输出存放位置；
2、对于封面、内页、手写体或是发票等各类不同资料，需用不同的比例或是扫描方法进行扫描；
3、扫描影像与档案原件的内容要吻合、顺序正确，影像清晰效果达到档案实体一样。并将扫描页数和拆卷人所注明的页数核对，确保不能重扫、漏扫、多扫、顺序颠倒扫。
4、采用规定的格式扫描，确保案卷的清晰度。同时影像歪斜不超过正负2度、黑边不大于
2毫米。
三、影像处理
1、采用软件及人工结合方法，对影像优化处理，使影像效果达到或超过实体效果；
2、对因扫描原因造成的黑边、歪斜等特殊影像进行处理；
3、对非正常格式、容量文件进行检查处理；
4、对案卷中漏编的页面进行科学处理，确保扫描好的影像页数与原案卷页数一致。
四、还原卷
1、经过扫描和影像处理后，严格质检没有问题的档案进行装订还原；
2、注意还原档案归类和归还，保持档案加工室的整洁。
档案数字化加工是什么工作
档案数字化加工人员是扫描、录入的专业人员，组织电脑信息录入、文档资料扫描、文档图形图像处理、档案装钉整理等，是档案数字化的专业人员。
主要负责对文件、图书资料进行整理、扫描、图像处理以及目录制作，工作区域是在办公室。
档案数字化，就是用现代的数字技术来管理各类档案，流程是这样的：档案接收—档案扫描—扫描图片的处理—将扫描好的电子图片导入档案管理软件。
档案数字化加工流程细则具体方案
档案数字化加工
1） 确定数字化对象应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认，只有符合 一定要求的纸质档案文献才能进行数字化加工。
2）符合国家法律法规纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定或本行业相关规定。
3）价值性原则属于归档范围且应长久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。