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会计档案数字化加工软件

发布时间:2022-12-03 12:10:53人气:

会计档案数字化加工软件

轩恩软件、润普软件、泛微、晨科档案、i人事。以上档案管理软件功能齐全,支持自定义模块编辑,值得推荐。

1、轩恩软件:提供用户完整的电子档案管理和网络查询利用,也可以与本单位的OA办公自动化或MIS信息管理系统相结合。可管理各类形式档案:文书档案、人事档案、照片档案、实物档案、会计档案、基建档案、工程档案、客户关系档案等等。

2、润普软件:主要包括收文管理、行文管理、合同管理、档案管理、查询管理、用户管理、系统维护等七大模块。可以存储并读取各种格式的电子文档。内置完备的打印格式,并可自定义打印格式,各类登记簿实现了流水、满页打印。

3、泛微:软件内置完备的打印格式,并可自定义打印格式,各类登记簿实现了流水、满页打印。可设置为网络版,实现局域网或广域网上多台计算机数据库的共享。支持打印、读取条形码,支持读取员工卡,为档案文件的借阅登记提供了更多方便。

4、晨科档案:支持收文序号由电脑自动编号,收文序号打印在收文登记簿上和收文批阅承办笺的右下角,便于向各部室分发文件时检索。如果收文登记簿或批阅承办笺不慎损坏或丢失,可从数据库中调出补充打印。

5、i人事:可打印的内容包括:归档文件目录,归档文件目录封面,归档文件封面、备考表、档案移交清单等。支持数据采集、类目设置、分类排序、数据校检、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能。

小公司记账软件哪个好

适合小公司的记账软件推荐如下:
1、金蝶财务云,融合最新的财务管理模式、数智技术与企业最佳实践,构建费用管理、财务会计、财务共享、财务中台、税务管理、管理会计、企业绩效、资金管理等新一代财务云应用,助力企业财务数字化转型。
2、用友财务云采用领先的大智物移云的技术,基于事项法会计理论,以业务事项为基础,实时会计、智能财务、精准税务、敏捷财资为核心理念,构建财务会计、管理会计、税务服务、报账服务、财资服务、企业绩效、电子档案服务、共享服务的全新一代财务体系。打造具备实时、智能、精细、多维、可视、生态的企业数智化财务云服务平台,助力企业财务数字化转型。

会计档案数字化加工软件

可否考虑会计档案外包扫描存档会计信息是否可行

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。匡易档案包括:档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案软件定制、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的,也有分为 8个环节的,也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统,故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统,各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节;档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分,信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成,信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

原始单据如何实现数字化

原始单据实现数字化存储、网络化共享、可视化查询,带动了财务工作的全面e化变革。原始单据数字化有利于满足审批人员看到原始单据进行审批的管理习惯;有利于提高单据查询的效率,优化单据查询的效果;有利于会计信息高度共享、快速整合;有利于财务公开,加强廉政建设。行政事业单位可根据财务管理的实际需要有选择地将原始单据进行数字化。会计原始单据资料的数字化可以采用集中式或分布式录入的方式实现,也可以二者兼而采之。原始单据数字化的影像采集发展方向必然是与财务软件深度集成。传统的报销模式采用手工报销的方式来实现,报销人员填写好纸质单据找财务审批人员审批,最终到财务审核报销。网上报销模式通过网络传递填写好标准化报销单据,进行流程化的业务审批,网络化的财务审核,使财务报销实现跨地域、跨时空、跨部门进行流转。 (一)原始单据数字化在网上报销的重要性 一是原始单据数字化有利于满足财务审批人员需要看到原始单据进行审批的管理习惯。传统的审批流程运转时,财务审批人一般先翻阅需要进行审批的原始单据和相关的报告等,然后签注手工审批意见。而日前,一般的网上报销应用模式并不是把原始单据扫描进电脑,而是由报销人根据原始单据内容(包括金额、事由、费用类型、发票号码等相关信息)在网上报销系统中填写报销凭证,这种方式下审批人无法看到纸质票据的影像。为了满足财务审批人需要看到原始单据的管理习惯,有必要通过扫描仪、摄像头等终端设备将纸质的原始单据数字化后,作为电子报销单的附件以备审批人调阅。同时报销系统根据预先配置的流程信息,将电子单据和原始单据影像一起提交给审批人进行审批。这样审批人审批时对报销内容有直观、感性的认识,使审批人做到心中有数。 二是原始单据数字化有利于提高单据查询的效率,优化单据查询的效果。目前很多财务软件,都没有设置对记帐凭证附件资料的存储管理功能,一般只是简单地记录每张记帐凭证附件资料的份数。操作过程一般是依椐相应的原始单据制作电子记帐凭证,将其打印出来后并附上原始凭证资料装订成册进行管理,电子核算数据与原始单据资料是分离的。这种分离保存不便于发挥财务信息化的快捷优势,如需查询某项内容的附件资料,就必须先查询电子凭证,然后再到档案部门翻寻相关原始附件,效率的低下是显而易见的;原始单据资料“正本”是采用传统方法的订本式管理,装订位置会占据一定的面积,复印“正本”资料时部分内容会被遮盖;另外有些“正本”资料字迹随着时间的推移可能会出现不同程度的褪色,如果复印效果也。会不理想。而实现原始单据数字化有利于提高单据查询的效率,查询结果清晰、完整。 三是原始单据数字化有利于会计信息高度共享、快速整合。单位领导在总结和决策时,可能需要对某一个或某一类型的项目进行全面、综合了解、分析,而原始资料已经进行了财务归档,必须通过先查电脑数据后再翻查会计记账凭证附件资料,一一复印整理出来,困难较大,耗时耗力。而如果对所有会计信息都已经实现原始单据资料数字化,并进行全面地整合、科学地分类管理,实现数据共享查询,那么领导在做横向对比、纵向比较、综合决策时,将会事半功倍。 四是原始单据数字化有利于财务公开,加强廉政建设。数字化的原始单据影像在财务信息化平台里可以在线查询、调阅、对比等,增强了行政事业单位财务管理和会计核算的透明度及规范性,形成多部门、多用户流程化运转,财务审批人、工作人员广泛参与,多手段同时运用的立体监督格局,使财务事项在事前、事中、事后实现全程监督。有利于推动行政事业单位财务公开制度,促进建立健全公开、透明、规范的财务监督机制,加强廉政建设。 (二)原始单据数字化的内容选择 行政事业单位在日常进行的各种财务活动中取得的各种原始纸质票据凭证大小不一、种类繁多。在目前的软件支持和硬件支撑条件下,并不一定需要将取得的所有纸质原始票据都进行数字化,可以根据本单位财务管理的实际需要有选择地将原始单据进行数字化。从当前金融行业的原始单据数字化工作实践看,他们对财务活动产生的所有原始凭证等会计档案全部进行逐张采集,推行原始票据等会计档案电子化管理:人民银行已经建立了中央银行会计凭证影像事后监督系统(IAs),建设银行总行开发了会计档案管理及会计稽核系统(ADMAS系统),实现了会计凭证、会计账簿、会计报表等会计资料的采集、加工、储存、调阅自动化和电子化。这样做保证了纸质档案和电子档案的完整对应。但对于一般行政事业单位而言,要实现金融行业的这种硬件和软件的高配置以及操作人员的高要求还是有不小的难度。因此,行政事业单位可以根据本单位的条件、特点、要求,选择适合本单位财务管理实际需要的原始单据进行数字化。例如:对财务活动产生的原始票据可以按照重要性的原则,按照一定规则有选择地进行采集,采集的数字化信息主要作为网上审批时的辅助证明(实物凭证在审批和审核流程结束后按照会计档案管理要求正常归档)。制定的采集规则必须满足审批需求,比如涉及同定资产的票据、单张发票金额达到一定金额以上的原始单据等必须逐张采集;出租车发票、定额发票等小额票据整理粘贴后,注明单据张数再进行集中数字化采集。这种做法减轻了单据数字化采集的工作量,在审批需要和录人工作量之间取得一个平衡点,尤其是在录入点多,没有新增录入人员(由报账人员兼职)时,更容易被报销单位和报销人员接受,有利于网上报销工作的顺利开展。 (三)原始单据数字化的采集方式 会计原始单据资料的数字化可以采用集中式或分布式录入的方式实现,也可以二者兼而采之。集中式是指各报销单位将原始单据统一报送中心录入点进行单据的数字化。这种方式在各报销单位相对集中、离录入点较近的情况下采用。分布式是指有各报销单位自行设立录入点,将原始单据数字化以后,通过网络将影像数据上传到中心数据库。这种方式在各报销啦位相对分散、离中心录入点较远的情况下采用。集中式录入可以采用价格相对较贵的高速扫描仪提高原始单据资料数字化转换的效率,数字影像的质量更有保证。但由于要保证数字影像与网上报销流程中每笔业务相关联,这对操作人员的职业素质提出了更高的要求。分布式录入可以由网上报销申请人员提交申请的同时,将原始单据资料的数字化影像作为附件关联提交,因此分布式录入更适合网上销流程的流转,但必须尽世设法降低报销人员的录入工作量,提高录入的便利性和效率,促进网上报销工作的顺利开展。 (四)原始单据数字化的采集管理 目前主流财务软件对于原始单据采集一般都是以附件的形式存在,一张报销单关联很多张经过采集的原始单据数字化影像,这些数字影像一般是按采集的时间先后顺序排列,原始单据上的相关内容并没有进行OCR识别整理,调阅时无法按照金额大小、内容、日期等进行排序选择,这在一定程度上降低了网上审批的效率。因比,原始单据数字化的影像采集发展方向必然是与财务软件深度集成的。根据影像电子信息自动识别凭证版面,应用OCR识别技术、图像处理、模式识别、人工智能等计算机技术手段,让系统同时提供可视化工具,根据版面类型确定单据的处理模式:自动处理或手工处理,把记录在原始单据上的内容转化成文本信息,并且建立起与数字化影像相关联的档案,有效地减少人力投入,提高数据采集的效牢,优化数据采集的效果。 作者:不详 来源:网络

如何进行档案馆数字化建设财务核算

1、加强企业财务档案管理的基础设施建设
  软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件,是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础,而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。在工程规划初期,应该由财务部门和档案部门人员共同协商,分别从财务管理角度和档案管理角度提出设计思路,考虑各方面的需要,从而避免在系统运行过程中出现空缺或重叠,提高效率。在财务软件方面,应采用一定的安全保密措施,实行电子签单制度,建立和健全财务档案管理责任制、电子文件签入、签出制、安全日志制,从而保障财务档案不被篡改或便于追溯使用过文件的人员。此外,为便于财务软件升级,保证不同开发商提供的软件能够相互兼容,必须提高财务数据存贮形式的标准性、一致性和可续性。
  2、做好电算化会计档案的收集
  所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内(如一个会计年度),把计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份)存储到磁性介质或光盘上,从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好,以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。除了备份之外,还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等;计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统;财务软件的编程语言、数据库系统类型;财务软件的系统名称、版本号;财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。
  3、做好电算化会计档案的管理与保存
  由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的,根据这些信息载体的物理特性,在形成这些档案时应准备双份即采用“AB备份法”进行数据的备份,并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名,贴上保护字样,存放在两个不同的地点,以防止地震或火灾等意外情况引起的整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场,注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案,还应定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质的损坏,而使会计档案丢失,造成无法挽救的损失。
  此外,还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同,这就有可能产生会计档案不能被调阅或者产生某些预料外的错误。因此,本文建议会计电算化档案除保存各版本的备份财务数据外还应保存对应版本的会计电算化软件系统版本,二者的一致性是非常必要的。显然,其收集与管理工作也是比较艰巨的。
  4、做好电算化会计档案的整理和利用
  电算化会计档案通过整理有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势。通过整理可以利用历年的数据对本单位、本部门进行历史会计数据的比较与分析,从而为企业或部门的决策者提供可靠的决策依据。另外还可以得出本单位、本部门,甚至某一地区过去、现在与将来的发展情况与发展趋势,使决策者在遵循市场经济规律的前提下,制定出适合自身发展的行为规范,改善经营管理、提高经济效益。我们还可以利用会计电算化会计档案的数据设计出一些有利于管理与决策的数据模型,建立一整套比较完善的决策支持系统,以实现会计电算化会计档案的再利用。在长期开展会计电算化的过程中,随着软件系统的不断升级,我们所调阅的会计档案会有下述两种情况:(1)所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致,此时只需将您所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅(或数据恢复)功能进行调阅即可;(2)所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致,此时您只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统,然后再进行调阅。
  5、提高财务档案管理人员的信息化素质
  财务档案管理信息化是不断完善、优化的过程,始终要依赖于档案人员素质的提高。建设一支高素质的财务档案干部队伍,是财务档案管理信息化的重要基础。财务部门要补充具有计算机、通信、微电子等学历背景的技术人员,逐步改变现有业务人员队伍专业结构单一的情况,满足信息化建设工作的需要;加强财务档案人员的继续教育,以分层次、分阶段和根据业务需要进行培训为原则,着重加强财务档案管理人员的信息化技术培训及应用新技术、新设备、新方法的培训,提高其掌握和运用信息技术和信息手段的意识和技能。建立合理的财务档案管理人员的效绩考核评价规定,对财务档案管理信息化能力强、成绩好的单位和个人要及时进行表彰,激励大家学信息化、用信息化。此外,还要对计算机信息化技术人员进行一定的档案工作、财务管理工作知识和技能的介绍,使其了解财务档案工作的客观规律,更好地为财务档案管理信息化提供技术支持。

电子会计档案有什么好处?

会计档案的数字化,使会计核算资料的记录方式发生了根本性的变革。一方面,它改变了信息的承载介质,使原来的各种信息媒体,包括纸张、胶片、录像带等,向信息的计算机存储方式,如磁盘、光盘等加快转移。这大大提高了会计信息处理的质量和速度,有利于及时、准确、全面地为国家经济社会发展和部门单位的经营管理提供可靠的财务会计信息。

什么是电子会计档案管理:

会计档案数字化加工软件

1.会计电子档案对环境的依赖性强。会计电子档案的使用依赖于计算机的硬件和软件系统,会计电子档案的储存对周围环境要求苛刻。磁性介质对环境的要求较高,不仅要防水、防火,还要防尘、防磁,而且对温度还有一定要求,从而增加了数据的脆弱性。如果不在数据安全方面加强管理,则数据丢失和毁损的可能性较之手工会计系统大大提高。[1]

2.会计电子档案缺乏直观可视性。传统的会计档案具有直观可视性,而存储在磁性介质上的会计电子档案必须在特定的计算机硬件和软件环境中才能可视。数字化的特征使会计电子档案缺乏视觉的直接感染力,导致会计电子档案与会计信息使用者之间缺乏人性化的和谐关系。

3.会计电子档案具有技术性。技术文档主要是指与会计电子档案的设计和使用密切相关的技术性文档,解释会计电子档案的设计和运行情况。技术文档主要分为开发性技术文档和使用性技术文档。开发性技术文档主要描述会计电子档案系统开发过程中的各种分析、设计情况。使用性技术文档主要用来指导用户对会计电子档案系统进行操作、利用。

4.会计电子档案控制的复杂性。一般来说,信息化程度越高,采用的程序化控制要求也越多。目前我国常用的程序化控制有计算机软件控制、输入数据的机内检验等。会计电子档案系统控制技术的复杂性表现在系统人工控制与各类程序化控制相结合。

电子会计档案有什么保管原则:

1.会计电子档案的整理一般采用“三统一”的原则。即分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一,并分门别类按各卷顺序编制电子档案顺序号。电子档案顺序号应包含尽可能多的信息特征,具有规范性、通用性和合理性。此外,电子档案顺序号的容量应具有超前性,能满足未来会计电子档案业务发展的需要。[1]

2.严密的监察。会计电子档案保管的标准操作规程应要求对操作活动进行严密的监察和检查。其包括定期地对控制台记录、作业记录和实施记录加以审查和比较。

3.应急规则。应制定适宜的计划和规程来应对程序、文件和设备遭受火灾、水灾、断电、通讯中断、盗窃等突然事故和紧急情况。典型的应急措施包括文件备份、程序备份、备份与原件分开存放等方面的要求。

4.数据文件标准控制。文件的处置规则是用来防止数据文件被误用、损毁等情况的,包括文件名、保留日期、文件重建、存放地点等方面的规则。所有的文件均应由保管员在档案室加以保管,并严格限制别人接触文件。

会计电子档案有什么保管要求:

1.建立严格的内部控制制度。

内部控制制度是指一个企业或单位为了保护资产的安全性、会计资料的准确性和可靠性、提高经营效率以及贯彻执行其规定的管理方针而在组织内部采取的一系列制度、方法和手续。与传统内部控制相比不同的是,会计档案信息化要求内部控制的范围相应扩大,其中包括一些手工会计系统中没有的控制内容,如对系统开发过程的控制、数据编码的控制以及对调用和修改程序的控制等。会计档案信息化要求内部控制的手段更加多样化,程序化控制是其主要的控制手段。不难看出,保证资料准确、可靠是内部控制的主要目的,内部控制制度可有效地保证会计电子档案的安全和可靠。

2.建产严格的认证制度,引入加密技术。

在手工会计系统中,数据的处理和存储均分散于各个部门和人员,而会计电子档案系统的突出特点是数据的处理和存储的集中化,由此给数据安全带来一定的威胁。如未经授权的人员可以利用计算机轻而易举地浏览大部分文件和数据,从而使得机密数据被泄露。而严格的认证制度可以防止未经授权的人员进入会计电子档案系统。认证技术包括不同权限的口令认证、指纹认证、全息认证等。加密技术的引入可有效保证数据的安全性。密码学就是在破译和反破译的过程中发展起来的。加密算法就是用基于数学计算方法与一串数字(密钥)对普通的文本(信息)进行编码,产生不可理解的密文的一系列步骤。发送方在信息发送到公共网络或互联网之前将消息进行加密,接收方收到消息后对其解码(亦称为解密),所用的程序称为解密程序,这是加密的逆过程。

3.建立授权操作制度,实行岗位专人专职制度,避免越权操作。

根据责、权、利、效相结合的原则,对不同的岗位赋予不同的权限,可设立系统主管、管理员、操作员等岗位。不同的岗位有不同的职责,在会计电子档案管理中肩负不同的责任,同时,同级岗位之间电有一定的牵制和监督作用。岗位的职责应明确,既不能出现管理的盲点,也不能出现职责的交叉和重复。采取不相容职责相分离的措施,严格岗位责任制。设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿,严防会计电子档案毁损、丢失和泄密。

会计电子档案管理存在的问题是什么:

1.会计档案载体:电算化会计虽已实施,但因为实施时间不长,财会人员和单位领导对会计电算档案的组成内容不甚了解,缺乏管理会计档案的经验,很多单位只是将打印出的纸质档案存档,而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存,未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份,未实行备用盘与存储盘分离存放,导致电子数据因此损坏或丢失。没有建立专门的电算化会计档案保护制度;从而影响会计档案的完整性。[2]

2.缺乏必要的计算机维护、网络安全人才:电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题,但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的培训,然后就去操作系统,在一定层面上而言,会计人员仅学会了操作,而管理与维护对他们而言就非常陌生,由此导致的结果与损失也非同小可。

3.对会计电算化本身理解的偏差多数企业的会计人员,仅仅将电算化看成自动运算做帐的工具,而忽视了它本身所应包含的管理会计分析、预测、决策等功能,从而心理上缺乏对会计电算化档案管理的重视。档案管理工作尚未引起有关领导的重视,对归档工作重视不够,档案部门缺乏必要的措施及相应的业务指导,妨碍了电子文件、数据的归档。

4.会计档案管理制度不完善:由于电算化会计档案更易在不知觉的情况下被修改,因此在没有及时修订单位的会计档案管理制度,没有制定相应的会计电算档案保管人员职责情况下,会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。同时由于没有完善的、针对电子文件的制度规范,电算化会计档案的归档工作处于无序状态。归档时仍旧沿袭手工管理时的老做法,只归档纸质文件,而且是将原来用手工记录的账簿、报表,改成了用计算机打印出来的账簿、报表。

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