档案电子化管理的特点主要包括:
1. 检索速度快:档案管理信息化后,利用者可以通过关键词对档案材料进行搜索,极大地提高了检索速度。
2. 存储空间小:电子档案可以通过计算机系统进行存储,占用空间小。
3. 备份可靠性高:电子档案的备份不是简单的复制,可以通过数字签名、加签等数字认证技术保证档案的真实性和完整性。
4. 保密性好:电子档案的保密系统可以有效地阻止未经授权的访问,从根本上解决了档案的安全问题。
5. 动态管理,实时更新:传统档案的资料录入是个繁琐的过程,而电子化管理可以通过计算机网络进行动态管理,实时更新。
6. 可管理性强,能远程检索:档案管理软件具有强大的系统管理功能,可以根据单位的管理要求进行权限设置,使得电子化的档案管理更具有可管理性,同时通过网络远程检索可以更方便的为用户提供服务。
总的来说,档案电子化管理大大提高了档案管理的效率,节省了人力物力,是未来档案管理的发展方向。