行政档案数字化加工流程
1、基本原则:
纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用,使可以公开的档案信息资源得到共享,以满足社会对档案利用的需求。
2、数字化对象的确定原则:
应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和利用方法进行确认,只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。
3、符合国家法律法规的原则:
纸质档案的数字化,必须符合国家档案开放规定以及有关规定。
4、价值性原则:
属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。
5、安全保密管理原则:
确保档案原件和数字化档案信息的安全。
6、完整性原则:
纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记,并及时整理、汇总,装订成册,在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。
扩展资料:
档案整理的步骤:
1、目录数据准备:
按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求,规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、贾任者、起止页号和页数等,应进行修改。
2、拆除装订:
在不去除装订物情况下,影响扫描工作进行的档案,应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。
3、区分扫描件和非扫描件:
按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是:无关的重份的文件要剔除,有正或件的文件可以不扫描原稿。
4、页面修整:
破损严重、无法直接进行扫描的档案,应先进行技术修复,折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。
5、 档案整理登记:
制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单,详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。
6、装订:
扫描工作完成后,拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时,应注意保持档案的排列顺序不变,做到安全、准确、无遗漏。
参考资料来源:安乡县档案局-中华人民共国行业标准纸质档案数字化技术规范
涉密档案数字化加工资质办理要求
涉密档案数字化加工资质办理要求
档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。以下是我为大家整理涉密档案数字化加工资质办理要求相关内容,仅供参考,希望能够帮助大家!
一、涉密档案数字化加工资质申请依据
1、《中华人民共和国保守国家秘密法》;
2、《国家秘密载体印制资质管理办法》(国保发〔2012〕7号)。
二、申请涉密档案数字化加工资质认定的企业类型
1、中华人民共和国境内登记注册的企业法人或事业法人。
涉密档案数字化加工
三、申请涉密档案数字化加工资质的条件
(一)甲级资质
1、通过质量管理体系认证(如GB/T19001—ISO9001)、职业健康安全管理体系认证(如GB/T28001)、信息安全管理体系认证(如GB/T22080—ISO27001)。
2、依法缴纳社保金满1年的员工不少于50人。
3、经审计的上年度净资产不少于1000万元,上2个年度各项纳税总额不少于100万元,经营状况良好。
4、具有自有产权或租赁期3年(含)以上的固定生产经营场所,建筑面积不少于300平方米。具有可封闭式管理的涉密档案数字化加工场所,周边环境安全可控。
5、拥有功能完备的档案数字化加工设备。
(二)乙级资质
1、生产经营和质量安全管理体系健全。
2、依法缴纳社保金满1年的员工不少于20人。
3、经审计的上年度净资产不少于200万元,上2个年度各项纳税总额不少于20万元,经营状况良好。
4、具有自有产权或租赁期3年(含)以上的固定生产经营场所,建筑面积不少于200平方米。具有可封闭式管理的涉密档案数字化加工场所,周边环境安全可控。
5、拥有功能比较完备的档案数字化加工设备。
四、申请涉密档案数字化加工资质的材料
1、业营业执照或者事业单位法人证书;
2、从事印刷、复制等经营活动的许可证明;
3、企业事业单位章程;
4、生产经营和办公场所的产权证书或者租赁合同;
5、国家秘密载体印制、保管场所平面图;
6、法定代表人及从事涉密业务印制、管理人员的身份证明材料;
7、验资报告及上一年度财务审计报告;
8、印制设备清单;
9、保密管理规章制度及保密设施、设备清单;
10、其他材料。
申请单位应当对申请材料的真实性负责。
五、申请流程
1、国家保密行政管理部门负责审批甲级资质;省(自治区、直辖市)保密行政管理部门负责审批乙级资质;
2、申请甲级资质的,应当向工商注册地省(自治区、直辖市)保密行政管理部门提出申请;申请乙级资质的,应当向工商注册地市地级保密行政管理部门提出申请;
3、省(自治区、直辖市)保密行政管理部门和市地级保密行政管理部门收到申请材料后,应当在10个工作日内完成材料的'完备性和真实性审查,符合申请条件的,按照审批权限分别报送有关保密行政管理部门;不符合申请条件的,退回申请材料,并说明理由;
4、保密行政管理部门收到申请材料后,应当在5个工作日内对申请材料进行书面审查。符合要求的,发出受理通知书。不符合要求的,书面告知申请单位。
5、对决定受理的申请单位,保密行政管理部门应当在30个工作日内指派两名以上工作人员进行现场审查。
6、现场审查按照以下程序进行:
(1)提前7个工作日通知被审查单位;
(2)听取被审查单位情况汇报和对有关事项的说明;
(3)组织涉密人员进行保密知识测试;
(4)进行实地检查,并作出检查记录;
(5)对现场审查情况进行评议,形成审查意见;
(6)向被审查单位通报审查情况;
(7)签字确认现场审查结果。
7、现场审查结束后,保密行政管理部门应当在15个工作日内作出审批决定。
档案扫描员的具体工作是什么
主要工作流程
一、 档案工作《商业城、物业档案管理办法》
合同部分:
1. 责任人:人事行政部是合同的主管部门,档案员为合同归档管理的负责人。
2. 合同管理:责任部门签订的合同移交给人事行政部 ,合同要做随时归档、整理编号及按照《档案管理办法》由行政部领导审批借阅。
3. 目标及注意事项:合同要及时归档、文件完整,分类准确,查阅快捷、方便。合同文件严禁任何人复印。
小商户档案部分:
1. 责任人:营运一、二部为小商户档案的主管责任部门,人事行政部对小商户档案进行统一管理,档案员为小商户档案的管理责任人。
2. 小商户管理:每周周一人事行政部到营运一、二部归档小商户档案,并整理到每户一份的小商户档案内。员工可随时查阅小商户档案,如需复印时需经过人事行政部领导审批方可复印。
3. 目标及注意事项:文件完整,目录清晰,退铺的商户需把档案重新整理、分类用档案袋封存。
竣工档案及图纸部分:
1. 责任人:地产工程部为档案的形成移交部门,人事行政部为档案的责任部门,档案员为责任人。
2. 档案的管理:项目完工后由地产工程部移交商业城的项目竣工档案及竣工图纸(现正在移交中),移交完的档案整理、编号、形成电子目录,按照《档案管理办法》借阅。
3. 目标及注意事项:查找方便,对借阅的档案及时跟踪,保持原有档案的完整性。
写字间、公寓业主资料部分:
1. 责任人:物业管业部、工程部为档案的主管部门,人事行政部为档案的责任部门,档案员为责任人。
2. 资料管理:业主资料收集完整后移交给人事行政部,人事行政部负责归档、
管理。
3. 目标:便于查找及对外保密工作。
电子文档部分:
1. 责任人:商业城、物业各部门为档案形成移交部门,人事行政部为档案的责任部门,档案员为责任人。
2. 电子文档的管理:人事行政部每半年对各部门电脑内的文件进行备份一次,离职员工、岗位调动员工内的资料由职位变动时备份。由人事行政部统一管理,电子文档的复制由领导签字批准后,以人事行政部实施。
3. 目标及注意事项:及时归档,使用时由人事行政部监督复制。
其它文件:
1. 责任人:商业城、物业各部门,人事行政部为档案的责任部门,档案员为责任人。
2. 文件管理:各部门形成的文件由人事行政部每年统一归档一次。整理、编号。
3. 目标及注意事项:分类管理方便查找。
二、 保险工作:《保险申报、理赔工作流程》
1. 责任人:人事行政部责任商业城、物业的保险报险、理赔工作,营运部责任小商户的保险理赔工作。发现险情的第一人为报险第一人。
2. 保险的管理工作:发现险情的第一人,将险情严重程度告知公司主管副总/总经理及报保责任人。责任人接到报险后联系责任部门、安管部到现场查看,由责任人统一向保险工作报险等待保险公司出险,由责任人协调责任部门及保险公司直至保险赔付。
3. 目标及注意事项:保险工作努力将公司所受到的损失降到最小。注意:险情发生时应及时通知责任人报险,保持现场,留存保险证据。
三、 总值巡场记录的跟踪
1. 责任人:人事行政部为总值班巡场的协调、跟踪部门。
2. 巡场的管理:人事负责对商业城、物业总值人员排班,每晚5:00由总值班组织,人事政部协调巡场,告知责任部门,并对巡场的内容进行跟踪落实。
3. 目标及注意事项:把问题及时反馈各部门,跟踪落实完成情况。对有规律,经常发生的问题汇总。
四、 部分证件的年检工作
1. 责任人:对人事行政部的部门证件的年检工作(物业资质证书、排污费、污水处理费、物业企业营业执照等)
2. 按照政府部门的有关规定及时参加年检工作。
3. 目标:及时年检,保持证件的有效性。
五、 考核管理工作:
1. 对商业城、物业各部门进行档案的考核工作。
2. 对商业城、物业各部门进行员工工装及工装佩带情况的考核工作。
六、 写字间、公寓的交楼工作:
1. 责任人:物业管业部为交楼工作的主管部门,人事行政部为物业合同签订、资料收取的责任部门。
2. 主要流程:由售楼员带业主去财务办理完手续后,到人事行政部办理销售单、采暖认证单、维修基金收票,签订物业服务管理合同。增写业主资料卡。
3. 目标及注意事项:非正常出库要有财务负责人签字,所有证件必须齐全,方能出库。
七、 外出登记台帐的管理:
1. 责任人:人事行政部为外出台帐的责任部门。
管理:办公人员外出需登记外出台帐,内容要清楚,项目要完整,人事行政部
档案扫描
档案扫描(也称为档案数字化加工或数字化扫描加工服务等)是近几年才兴起的一项服务形式,随着信息化建设的加速和无纸化办公的要求,要把纸质的档案转化成电子化的档案以方便查询和利用,档案扫描顺应了这一潮流,并在这几年内快速兴起。
档案扫描融合了档案扫描、CCD技术、OCR识别和文档管理等技术,可以将数以万计的纸介质的文档、档案、书本杂志等快速、自动地转换成电子化(数字化)文本、影像,并实现信息高速检索。
档案扫描流程
相比于档案目录信息的输入存储,档案全文的录入和存储组织工作要复杂得多,必须建立起一套工作流程和技术规范,以保障未来网上档案信息的高质量和统一性,确保档案、图书、情报等各类信息最大限度的一体化,并为今后技术的发展留下兼容和扩充的余地。整个档案扫描一包括这几个环节:
文档扫描
批量的把纸介质的文档、档案、书本杂志等用扫描仪进行扫描。目前通常用高拍仪或者高速扫描仪来进行文档扫描。
图像处理
对图像进行去歪斜,黑点、黑边等操作。
提取有效信息
对图像中有用的信息进行提取(利用OCR技术),有用的信息我们一般称之为关键字或索引值(如一份保险单中,受益人的姓名,身份证号都是关键字),这些关键字在查询时输入,极方便的查询出这份保险单。
管理和利用
通常档案扫描的最后一个环节是管理这些扫描后的电子化文件,如“文档管理系统”、“知识管理系统”,就属于这类型的管理软件。通过对这些电子化文件的管理,查询利用就非常的方便了。
参考资料:百度百科 档案扫描
档案数字化加工服务,需要哪些资格证书?
需要考取档案管理师。
申报条件
(具备下列条件之一)
一、助理档案管理师:
1、本科以上或同等学历学生;
2、大专以上或同等学历应届毕业生并有相关实践经验者;
二、档案管理师:
1、已通过助理档案管理师资格认证者;
2、研究生以上或同等学力应届毕业生;
3、本科以上或同等学力并从事相关工作一年以上者;
4、大专以上或同等学力并从事相关工作两年以上者。
三、高级档案管理师:
1、已通过档案管理师资格认证者;
2、研究生以上或同等学力并从事相关工作一年以上者;
3、本科以上或同等学力并从事相关工作两年以上者;
4、大专以上或同等学力并从事相关工作三年以上者。
档案管理员的岗位要求
1、具有高中以上的文化程度;
2、具有档案管理基础知识和工作经验;
3、工作心细,品行端正,原则性强;
4 、熟悉最新的档案管理相关法规,流程,认真负责,细致耐心,
5 、熟悉电脑操作以及各种档案管理软件文字表达以及逻辑能力优秀。
参考资料来源:百度百科-档案管理师