您好,欢迎访问 汉海科技(海南)有限公司官网!

档案信息化

高效管理

档案数字化

流程严谨、匠心工艺

档案管理系统

方便快捷

全国咨询热线

130 7105 5300

新闻动态
您的位置: 首页 > 新闻动态

新闻动态

推荐产品

联系我们

地址:海南省海口市龙华区滨海大道复兴城E座403-D17

咨询热线:

130 7105 5300

数字化加工档案外包

发布时间:2022-12-05 23:15:35人气:

数字化加工档案外包

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。匡易档案包括:档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案软件定制、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的,也有分为 8个环节的,也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统,故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统,各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节;档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分,信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成,信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

请问公司档案外包怎么弄?

公司档案外包管理
在企业档案及相关业务中,因为涉及各种为企业发展所考虑的因素,企业对进行外包的档案业务有时也有所侧重。企业一般会将不涉及企业机密、专利等内容的非核心的档案及相关业务或与企业业务无关的档案业务进行外包。具体外包的档案业务大致可以分为以下几类:
(1)档案保护的外包。这项业务包括企业档案文献以及特殊载体档案的编目、考订、修裱修复、保管与维护。档案在长时间的日常管理和使用中会有一定的破损,特别是特殊载体的档案,破损程度更为严重,需要经常对档案进行修裱、修复。在企业档案工作人员结构中,掌握这项技能的档案人员所占比例较少甚至不存在。即使存在会技术保护的档案人员,也因为器械设备不足而无法进行修裱或修复,因此企业需要将这些业务进行外包,获取更专业的保护。对于某些小企业而言,因资源的有限,档案文献的编目、考订也是需要通过外包来完成的。
(2)档案的数字化。大量公司、企业面临着将档案数字化的问题。这个过程对于许多企业来说需要大量人员及必需的设备,而这些人员和设备在数字化之后又面临闲置的问题。因此,许多企业将这项工作交由专业机构或单位完成,通过外包的形式解决数字化过程中所遇到的各种问题。例如太平洋保险(集团)股份有限公司从2007年8月起,进行长期的档案业务扫描外包工作,从而达到将档案数字化,提高业务档案利用率,更好的保护原始的纸质档案,为档案利用提供安全便捷的服务等目的。国泰君安公司为减轻各营业部的档案电子化处理压力,降低档案在分散情况下因调阅、存管情况下造成的损毁、遗失风险,特别将档案电子化业务外包。
(3)档案的日常使用业务。档案的日常使用业务也可以进行外包。例如上海仁通档案管理咨询公司就开展了寄存、整理、查询、快递、销毁业务,除此外还包括对备份文件的保存等工作。特别是到期销毁的档案业务,许多企业为了方便,更为了销毁档案的专业性,将此项业务交由其他专业机构或有专业设备的企业完成。
(4)档案馆后勤业务外包。后勤业务包括:物业管理、运输业务和其它后勤服务等。包括企业档案馆内及周边环境卫生、借阅室清洁消毒、库房温湿度调节、杀菌消毒、档案馆安全保卫等。这些工作与档案相关但与企业业务无关,为了避免其影响企业的工作,往往采用外包来完成这项工作,充分利用外部资源,利用外包企业的专业优势,将自身的薄弱环节交由外部完成,提高档案的整体业务水平。
(5)人员的培训和教育工作外包。包括档案馆工作人员的岗前培训和继续教育。档案事业在不断前进发展,档案业务因此也不断丰富,档案工作人员特别是企业内档案工作人员因为企业的发展也面临着对档案更高的工作要求,因此,需要对企业内档案工作人员不断培训,岗前培训是为了使员工更好的适应企业的工作环境,继续教育是为了使员工在企业发展中更出色的完成工作任务。

档案管理外包有什么好处?

档案管理业务外包有以下几个好处:
1、降低企业档案管理成本,提高档案利用效率
企业档案管理业务外包即将企业有关档案管理业务外包给档案专业服务机构,决定是否外包的一个重要因素就是外包成本是否高于内置成本。档案专业服务机构由于其服务内容的转移性和服务的规模化,决定了这些档案专业服务机构的成本远远低于企业单独进行档案管理业务的成本。用时,由于应用了专业化、高水平的管理技术与管理手段,外包后的企业档案利用效率也会大幅提高。

2、可以减少企业在档案管理工作的重复投入现象,降低企业管理风险
随着办公自动化程度和企业信息化程度的不断提高,电子文件和电子档案大量产生,这些数字化的文献对管理基础设施、管理技术和人员素质的要求比纸质文献的要求高得多。为确保电子文件信息的持续可读性,必须不断地对文件进行实时迁移,以适应新的计算机网络通讯技术,这些都需要大量的投入。
3、有利于促进企业档案信息化建设
实行企业档案管理业务外包,可借助于档案外包服务机构在设备、技术、专业人才方面的优势,加快企业档案信息化建设,促进企业档案信息化进程。
4、有助于提高企业核心竞争力

业务外包是企业管理的一种创新管理理念与管理方法,它的一个重要目标就是集中企业内部资源,着力提高企业核心竞争力。档案管理业务外包可以使企业从具有低附加值的日常的事务性档案管理业务中解放出来,能够更有效地运用其核心竞争力,把时间、精力和资源集中起来,致力于具有高附加值的战略环节。

广州银安金融企业服务有限公司成立于2013年1月,背靠中国人民银行广州分行,是广州银行电子结算中心的直属子公司,专门为银行、证券、保险、机关单位等机构提供会计、信贷、文书等凭证和档案的整理、扫描、寄存、保管、调阅等服务的专业服务公司。
2020专门设立数据影像部为客户提供档案整理装订、高拍仪影像扫描、数据录入档案目录等全方位、高品质的档案管理全流程生命周期延伸服务。

哪位大侠给分析一下请档案管理外包公司整理档案可行吗?文件的安全性可以得到保障吗?我们是电力发电企业

档案管理外包公司的选择和安全问题
一、档案外包需求的分类
笔者认为档案外包从服务需求内容上整体上分为2大类,劳务外包和专业外包;劳务外包主要解决的是劳动力不足的问题,而专业外包则是解决档案管理过程中的管理流程、管理制度、专业档案的整理方案、迎接上级检查或档案执法检查的迎检方案、专业档案管理软件、档案知识管理和数据挖掘等方面的专业服务。在实际过程的档案外包合作过程中,可能出现以上2种需求都包含的情况。从外包主体上可以分为档案馆(室)机关外包和企事业公司制外包2个主体类别,由于档案馆(室)主要业务是档案管理,并配备了专业人员,所以外包的需求大多是劳务需求型的。企业和事业单位的由于档案作为支撑主营业务的模块,往往在知识储备和人力配备上不足,对专业要求比较高,所以往往需要进行管理咨询、整理扫描、软件规划等专业外包服务。
二、档案服务公司服务类别
目前国内档案公司提供的基本服务大致分为档案软件开发、档案整理数字化加工、档案装具用具生产及销售、纸质档案托管、档案信息化硬件供应等几大类。不同的公司服务的目标客户群体不同,有的直接面对终端客户,有的做档案渠道。
三、如何根据需求甄选档案公司
笔者认为,在选择目标档案服务商的决策上,应该根据自身的需求和内部档案管理成熟度来考量。比如传统的档案馆(室),本身对劳务外包需求比较大,可以选择专业做档案整理扫描的公司。比如企事业单位,在档案专业上不足,可以选择具备档案管理咨询和档案全流程服务业绩的公司,这样确保档案管理工作的专业性和系统性。档案软件的选择和选型,都是建立在客户档案管理成熟度比较高的阶段,所以档案管理软件的作为工具型的产品,一定是要结合档案管理现状来选型的。鸿博档案认为,选择何种档案类型的服务公司,不仅需要评估专业能力,也要考量服务的可持续性和长久性,考量档案服务公司的服务价值观。对于国内起步较晚的档案外包行业来说,档案服务产品化和品牌化,是外包企业战略发展的必然选择。

档案数字化加工具体怎么做?

档案数字化加工具体过程
前期档案整理档案借出
  从档案室接件,填写档案移交清册,一式两份。拿到档案后,开始核对档案数量,数量核对无误后签字确认,将档案拿回加工现场。
  目录数据准备
  按照各类档案整理规定的要求,在档案管理系统着录目录数据。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、日期、起止页号等,应进行修改。
  拆除装订
  在不去除装订物情况下,会影响扫描工作进行的档案,应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。
  页面修整
  破损严重、无法直接进行扫描的档案,应先进行技术修复,折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描。
  档案扫描
  扫描方式
  (1)根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台,或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描。
  (2)纸张状况较差,以及过薄、过软或超厚的档案,应采用平板扫描方式;纸张状况好的档案,可采用高速扫描方式以提高工作效率。
  扫描色彩模式
  (1)扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用彩色。
  (2)页面为黑白两色,并且字迹清晰、不带插图的档案,可采用黑白二值模式进行扫描。
  (3)页面为黑白两色,但字迹清晰度差或带有插图的档案,以及页面为多色文字的档案,可采用灰度模式扫描。
  (4)页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案,可采用彩色模式进行扫描。
  扫描分辨率
  (1)扫描分辨率参数大小的选择,原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。
  (2)采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时,其分辨率一般应设为200-300dpi。特殊情况下,如文字偏小、密集、清晰度较差等,可适当提高分辨率。
  图像处理
  图像数据质量检查
  (1)对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时,应重新进行图像的处理。
  (2)由于操作不当,造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时,应重新扫描。
  (3)发现文件漏扫时,应及时补扫并正确插入图像。
  (4)发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时,应及时进行调整。
  纠偏、去污、图像拼接、裁边处理
  (1)对出现偏斜的图像应进行纠偏处理,以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原,以符合阅读习惯。
  (2)对图像页面中出现的影响图像质量的杂质,如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。
  (3)对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像,应进行拼接处理,合并为一个完整的图像,以保证档案数字化图像的整体性。
  (4)采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理,去除多余的白边,以有效缩小图像文件的容量,节省存储空间。
  图像存储
  存储格式
  (1)采用黑白二值模式扫描的图像文件,一般采用PDF格式存储。
  (2)采用灰度模式和彩色模式扫描的文件,一般采用PDF格式存储。
  图像文件命名
  (1)纸质档案目录数据库中的每一份文件,都有一个与之相对应的档号,以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。如图像文件较大,不便于网络浏览,可拆分为多个图像文件,文件名后增加A、B、C等区别。
  (2)分别建立文件夹,以文件档号命名,并存储对应图像文件。
  数据挂接
  将每一份纸质档案扫描所得的图像存储到相应档号的文件夹后,认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同,图像文件的页数与档案目录数据库中文件的总页数是否相同等。通过每一份图像文件所在文件夹的名称与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性,建立起一一对应的关联关系,为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。

数字化加工档案外包

如何做好纸质档案数字化工作

如何做好纸质档案数字化工作

随着社会信息化的迅速发展,很多信息都以数字化的形式呈现、保存和传输。接下来由我为大家整理出如何做好纸质档案数字化工作,希望大家喜欢!

一、扫描加工前阶段

这一阶段是数字化工作开展前的准备阶段,是该项工作的起步阶段也是关键阶段,本阶段的工作做好了就为后期工作打下良好基础。准备的内容包括纸质档案的准备、基础设施的准备、人员的准备及相应管理制度完善等。

1、纸质档案的准备。

许多档案工作人员有着强烈的工作积极性和责任感,希望尽早把工作完成,这是好事,但不能盲目推进,在纸质档案没有准备好之前最好不要进入下一阶段,必须在纸质档案已按档案整理规则完成规范的归档整理后进行。若纸质档案整理不合格就开展数字化扫描,那么一旦纸质档案需要重新调整必然牵动相应的数字化档案的调整。档案整理人员要能够熟练掌握各阶段档案整理规则,整理工作包括归档与不归档鉴定、保管期限鉴定、文件页正确排序、页码正确编写在正确位置、按档案整理方案归档排序、每一件盖好归档章并准确填写、全年档案完成编目并准确无误等工作,确保即将进行数字化加工的档案齐全、完整、真实、准确、规范,同时要注意有些档案需要进行拆除装订物,修整页面,修补褪变、破损档案等工作,才能进行数字化加工。

2、基础设施的准备。

纸质档案数字化工作需要相应的设备和场所,数字化加工场所应空间充足,布局合理,有条件的可配备消防系统和门禁、防盗、视频监控等安全系统。数字化加工设备需要计算机、档案扫描仪、刻录机及存储介质(如磁带、磁盘、光盘等),有条件的单位可以配置服务器、备份设备、数码相机等,数字化加工工作同样需要相应的软件系统支撑,如操作系统、档案管理软件、扫描程序、刻录软件、备份软件、病毒查杀软件等,来保障数字化加工工作安全有保障。

3、人员的准备。

数字化加工档案外包

档案数字化加工人员需要具备一定的计算机知识和档案管理知识。档案工作人员要积极向单位领导汇报反映此项工作的程序和需求,做好工作计划,确定工作形式(自主加工或业务外包),制定实施方案,成立档案数字化工作领导小组,工作人员要求责任心强,细心细致,能够严格把好质量关,实行数字化加工过程的全流程管理。

4、管理制度的完善。

科学、规范、可行的工作制度能够保障此项工作的顺利有序开展,纸质档案数字化加工工作涉及岗位、场地、设备、数据、档案实体等,要做好这项工作,应从这几个方面制定相应的制度,如《档案数字化工作管理办法》《数字化工作流程》《档案信息保密管理制度》《档案数字化验收工作细则》《数字化工作制度》《设备管理制度》等,并在纸质档案数字化工作过程严格执行,确保档案的安全和工作的有机衔接。

二、扫描加工中阶段

这一阶段是纸质档案数字化加工流程进入实质性操作阶段,是实现纸质档案数字化高质量的关键阶段。扫描人员需要掌握一定的操作技术和方法,充分掌握合格图像的标准要求。

1、掌握标准要求。

做好工作标准先行,纸质档案数字化加工工作同样要在标准规范的指导下进行。既不要为了节省存储空间降低标准,也不要不顾实际需要一味地提高标准。具体标准应该包括但不限于全年度归档纸质档案全部扫描,图像按档案排列顺序依次扫描,每一件每一页纸质档案与扫描后形成的数字图像一一对应,每一件档案图像首页应含有归档章,各页有正确的页码标识,每一页图像要字迹清楚、图像完整、方向正确符合阅读习惯,图像明暗度要适中、图像尽可能反映档案原貌等。

2、掌握操作方法。

在未实现完全电子化办公情况下,纸质档案的数字化扫描任务是相当繁重的,要做好此项工作,操作人员需掌握一定的扫描操作和图像处理的技术方法。

扫描操作:档案扫描仪与计算机连接,安装驱动和扫描软件后即可使用。工作人员要能够对档案扫描仪操作方法及扫描仪参数的设置熟练掌握和使用。扫描操作说起来并不复杂,就是将纸质档案放入扫描仪、扫描、将档案拿出扫描仪。但是这里还是强调不要急于扫描,在扫描前一定要对扫描方式、扫描色彩模式、扫描分辨率、图像存储格式进行判断和设置,其依据为《纸质档案数字化规范》及《纸质档案数字化工作指南》中的相关要求。目前市场上有平板式扫描仪、滚筒式扫描仪、顶置式扫描仪等,应根据需要和档案的纸张质量进行选择,有条件的话最好选用专业的非接触式档案扫描仪。扫描色彩模式在《纸质档案数字化规范》中推荐全部采用彩色模式扫描,而色彩往往又与图像存储格式关联,彩色图像通常存储的格式为JPG,若存储为TIFF格式占用空间相对会大。扫描分辨率是影响档案直观效果的`重要参数,规范中规定最低为200dpi,要实现OCR识别的则需要300dpi以上。在确定好以上参数的基础上再进行亮度和对比度的微调。

图像处理:规范中要求扫描图像尽可能反映档案原貌,但在扫描过程中受档案纸张幅面、纸质粗糙程度、字迹洇散、颜色不均等因素影响,可能出现图像一次扫描不全、燥点过多过大、字迹深浅不一、发白偏暗、图像倒置等质量问题,出现这些情况就需要进行图像处理操作,一般需要采用专门的图像处理软件来实现,一般可以采用PS软件,也有一些专业的档案扫描仪自带非常实用的图像处理软件,能够完成图像拼接、图像去污、裁边、旋转及纠偏等图像处理工作,使图像完整、整洁、端正。

三、扫描加工后阶段

一批档案扫描完,在移交档案管理部门前,还有一些工作要做,包括图像检查、数据对接检查、数据存储、数据移交等工作,每项工作依次衔接完成。

1、图像检查。

数字化加工的成果好不好,在数字档案利用过程中会得到检验,但是作为加工工作来说,不能等到利用时发现问题再回过头来修改,就像工厂产品生产一样不能等着别人去发现问题,这样就会造成不良的影响。检查人员首先要掌握纸质档案数字化加工的标准要求,然后才能参与检查。其次检查人员要认真负责,在可能的情况下实现100%的检查,最低不能低于10%,对抽检到的内容要达到100%的合格率,一旦发现问题,必须进行修改,该处理的处理,该重扫的重扫,该补扫的补扫,并要进一步扩大检查范围,再检查完善。

2、数据对接检查。

目前,利用数字档案的方式基本都是通过目录来检索数据,因此目录与图像及数字化副本能否一一对应,也是检查的重要内容,检查率应为100%,如果发现问题,必须重新修改完善。

3、数据存储。

在前两步骤没有问题的前提下,就可以将数据进行脱机存储,目前提倡采用一次性写光盘作为存储介质,存储的内容包括档案图像、目录数据、相关说明文件等,其存储结构包括图像文件的命名方式等应按照数字档案管理系统的设计模板来建立,而相关文件说明要尽可能地齐全,包括但不限于工作流程过程中的规划方案、人员登记表、数字化加工档案登记表、数量统计表、质量检查表、编码说明文件、数据描述等,建立起完整的项目档案元数据。

4、数据移交。

这是扫描加工工作完成前的最后一项内容,将前期工作成果向档案管理部门移交,移交的内容由档案管理部门规定,移交过程包括移交前的验收和办理交接手续,此验收由档案管理部门来验收,验收合格则进行下一步——办理交接手续,如果验收不合格,那么说明前期的工作还存在问题,需要重新改正后再进行数据移交。交接手续在双方盖章确认后,标明此次工作即圆满完成。

档案数字化工作是当前及今后一段时间档案工作的重要内容之一,这一工作说起来容易做起来则需要很大的细心和耐心,但只要掌握具体规范,并在工作中积极总结经验,都能够把这项工作很好地完成。

推荐资讯