档案数字化加工公司章程
第一章 总则
第一条 为了规范档案数字化加工公司（以下简称“公司”）的经营行为，提高公司的管理水平和运营效率，保障公司的合法权益，根据相关法律法规，制定本章程。
第二条 公司的名称为“档案数字化加工公司”，英文名称为“Digital Archive Processing Company”。
第三条 公司的注册地址为XX市XX区XX街XX号。
第四条 公司的经营范围包括档案数字化加工、档案管理系统开发与维护、档案咨询等相关业务。
第五条 公司的经营期限为无固定期限。
第六条 公司的法定代表人为董事长，由公司股东会选举产生。
第七条 公司的经营活动遵守国家法律法规，遵循市场经济原则，尊重合同自由，积极履行社会责任。
第八条 公司的股东有限责任，股东对公司的债务承担责任仅限于其持有的股份。
第九条 公司的股东会是公司的最高权力机构，由公司的股东组成，每年至少召开一次股东会。
第十条 公司的董事会是公司的执行机构，由股东会选举产生，负责公司的日常经营管理。
第十一条 公司的监事会是公司的监督机构，由股东会选举产生，对公司的经营活动进行监督。
第十二条 公司的财务会计制度遵循国家相关法律法规和会计准则。
第十三条 公司的章程的修改需经过股东会的决议，并按照法定程序进行。
第十四条 公司解散需经过股东会的决议，并按照法定程序进行清算。
第十五条 公司的章程自股东会通过之日起生效。
档案数字化外包安全管理规范
档案数字化外包安全管理规范
1.总则1.1 为加强档案数字化外包安全管理，确保档案数字化过程中档案实体与信息安全，根据国家有关规定和标准，制定本《规范》。1.2 各级各类档案馆、室等档案部门（以下简称“蚂铅档案部门”）开展档案数字化外包工作，具有独立身份的档案数字化加工服务机构（以下简称“数字化服务机构”）承担档案数字化外包服务，应遵循本《规范》开展安全管理工作。档案部门自行开展档案数字化时，可参照本《规范》实施安全管理。
1.3 本《规范》所称数字化外包档案指非涉密档案，涉密档案数亏雀字化按国家有关规定执行。1.4 档案数字化外包安全管理应按照“安全第一、预防为主”的原则，采取科学有效的安全管理措施，应用确保档案安全的技术手段销物早，建立权责明确、覆盖档案数字化全过程的岗位责任制，对档案数字化全过程实行严格监督和管理，确保档案实体与信息安全。2.档案部门的安全管理2.1 成立由主要领导或分管领导同志参加的档案数字化外包管理组织，明确档案数字化管理的部门、人员及其职责。2.2 根据档案数字化总体规划，确定数字化外包档案的范围，提出档案数字化外包安全管理要求和技术指标。2.3 提出档案数字化外包招标文件中有关安全管理的要求，协助制定招标文件，审定合同。2.4 对数字化服务机构的相关资质、业绩、人员、设备和加工软件等进行考察，并了解是否存在违约行为、安全事故等不良记录。在同等条件下，应优先选用具有与数字化加工相关涉密资质的数字化服务机构。2.5 建立档案数字化安全保密制度，与数字化服务机构签订安全保密协议，并对档案数字化加工人员进行安全保密教育。2.6 制订档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规程或规章制度。2.7 建立档案数字化外包项目管理档案，记录档案部门和数字化服务机构实施档案数字化外包项目的全过程。2.8 建立监管机制，对数字化服务机构的保密、安全措施落实情况进行监督、检查，防止档案实体受损、丢失，杜绝数字化服务机构擅自复制、留存、使用档案信息的行为。
3.数字化服务机构的安全管理
3.1 数字化服务机构必须具有工商管理部门核发的有效营业执照，业务范围必须包括档案数字化加工或数据处理类项目。3.2 数字化服务机构的必须是中华人民共和国境内注册的企业或事业单位，股东及工作人员必须为中华人民共和国境内公民,国家另有规定的除外。3.3 数字化服务机构的工作人员必须提供本人身份证明和公安部门提供的无犯罪记录证明，必要时提供政审材料。3.4 数字化服务机构必须与其工作人员签订符合国家劳动法律法规要求的劳动合同。3.5 数字化服务机构的人员数量与素质、技术与管理水平、设施与设备状况能够满足拟承担项目的要求。3.6 数字化服务机构必须制订并执行数字化安全保密制度，制订并执行档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规范和管理制度。3.7 数字化服务机构应建立安全岗位责任制，配备专人负责安全保密工作。3.8 数字化服务机构应对工作人员进行安全保密教育和必要的上岗培训，并与工作人员签订保密协议，明确规定工作人员不得阅读、摘抄、外泄档案内容和其他安全保密责任、义务。安全保密协议应报送档案部门备案。3.9 数字化服务机构必须积极支持、配合档案行政管理部门的安全保密检查。4.数字化场所的安全管理4.1 数字化加工场所一般设在档案部门独立、可封闭的建筑内。4.2 数字化加工场所应符合防盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。4.3 数字化加工场所应配备满足安全管理需要的视频监控设备，确保档案暂存处、数字化加工工位、服务器、数据导出端及门窗等无监控死角；视频监控系统应由档案部门专人负责，数字化加工场所设于档案部门之外的，档案部门应定期检查视频监控系统，数字化服务机构应将视频监控数据移交档案部门保存；视频监控数据自产生之日起保存不少于6个月；档案部门应定期对视频监控数据进行回放检查，在删除视频监控数据之前，要留存视频回放安全检查记录。4.4 数字化加工场所应配备符合国家标准并满足工作需要的档案装具，用于分别存放待数字化处理和已数字化处理的档案。4.5 数字化加工场所须封断所有档案数字化加工设备的无线网络功能，并定期进行相关检测。4.6 数字化工作人员存放随身物品要有专用储物箱柜，并与档案装具分区放置；数字化加工场所不得有非工作需要的私人物品，包括照相机、摄像机、手机、录音机、笔记本电脑、平板电脑等各类电子设备和各类移动存储介质；严禁擅自将数字化加工场所内的物品带离现场。4.7 工作人员要挂牌上岗，接受身份核查登记和安全检查，严禁无关人员进入数字化加工场所。4.8 工作人员不得在数字化加工场所内从事与数字化无关的活动，严禁在数字化加工区内喝水、进食、吸烟等，严禁携带火种进入数字化加工场所。4.9 档案部门和数字化服务机构应指定有关人员经常对数字化加工场所进行巡查，确保有关数字化加工和管理的各项规章制度和操作规范得到切实贯彻和执行。5.数字化加工设备、网络环境与数据载体的安全管理
5.1 档案数字化加工过程中建议使用档案部门提供的相关设备，使用数字化服务机构设备的，档案部门应当对其进行必要的安全检查。5.2 档案数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备，必须采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口，如USB接口、红外线、蓝牙、SCSI接口、光驱接口等，封闭的装置或端口要定期进行检查。5.3 档案数字化加工过程中推荐使用国产设备并使用正版软件。数据安全与网络监控软硬件必须使用通过国家安全认证的国产品牌产品。除必要的操作系统、杀毒软件、加工软件和第三方安全管理软件外，档案数字化加工计算机不允许安装任何与加工无关的软件。5.4 档案数字化加工网络要与其他网络物理隔离，禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备。5.5 档案数字化加工网络环境中应配备具有权限管理、设备管理、端口管理、日志管理和安全审计等功能的数字化加工安全保护系统，准确记录授权用户的访问行为、设备接入和电子档案信息流向等信息。5.6 档案数字化加工系统应具备流程定义、任务分配、过程跟踪、质量检测、成品制作、数据验收、数据备份管理等功能，并分别设置管理员、保密员、审计员，实行“三员分离”。5.7 档案数字化加工过程中建议由档案部门提供计算机等设备的硬盘、移动存储介质以及无法确保数据可靠清除的设备，并逐一进行检查、登记。数字化工作完成后，这些设备必须交由档案部门统一保管或销毁，严禁擅自带走。5.8 用于档案数字化加工的设备和存储介质严禁与其他设备和存储介质交叉使用，非数字化专用的设备和存储介质严禁带入数字化加工场所。5.9 档案数字化过程中使用的移动存储介质和刻录设备应由档案部门指定专人保管，并对使用情况进行记录。档案数字化成果的拷贝和刻录应相对集中。档案部门应指定专人负责移动存储介质数量的清点，数字化服务机构完成拷贝或刻录的数据介质（包括损坏的数据介质）应及时交接给档案部门指定的人员，并办理交接手续。5.10 档案数字化设备和存储介质不得擅自送外维修，必须送外维修的应办理书面审批手续，并由档案部门人员现场监督。5.11 处理尚未开放档案的信息设备的管理和使用应符合国家有关秘密载体管理和使用的相关规定。
6.档案实体的安全管理6.1 档案部门要对拟数字化的档案进行涉密性、完整性、有序性及档案实体与目录的一致性检查。涉密档案要予以筛除，档案实体破损、残缺的要进行登记与处理，档案实体与文件目录不对应的要进行必要的记录或标示。6.2 档案部门人员应按照工作计划分批调档，并与数字化服务机构的档案接收人员进行清点、核对，双方确认准确无误后填写档案交接清单一式两份，注明交接档案的内容、数量、状况、交接时间和经办人等。6.3 档案数字化加工不得损毁档案，出现档案损毁的，需按有关规定进行处罚，并进行修复和登记。需要拆装档案时，应尽可能地保持档案原貌。6.4 档案数字化过程中要建立档案流程单，流程单包括档号、加工工序、设备编号、数量、经手人、加工时间等，数字化加工过程中档案流程单应与档案实体同步流转。6.5 档案数字化过程中发现有涉密标识且无解密标识的档案，数字化外包服务机构应停止该档案的数字化加工，在登记目录后立即将档案移交档案部门。6.6 正在进行数字化加工的档案必须每天入库（柜），不得在加工工位上留存过夜。6.7 数字化档案要专人专柜保管，数字化加工完毕的档案要及时归还入库。对于离库时间较长或有虫霉隐患的档案，应进行消毒杀虫处理。7.档案数字化成果移交接收与设备处理的安全管理
7.1 档案数字化任务完成后，档案部门应组织专业人员按照本《规范》的要求，对向档案部门移交的数字化加工介质（如存储介质、移动介质、备份介质等）、加工监控视频回放安全检查记录、档案实体出入库交接记录、加工人员变更记录等进行安全保密专项验收；凡未开展安全保密专项验收或验收不合格的，不得对项目进行总体验收。7.2 档案数字化成果必须通过完整性、准确性、可用性和安全性检测，检测合格后双方办理数据交接手续。7.3 档案数字化任务完成后，数字化服务机构应会同档案部门拆除其自带加工设备中的硬盘等存储介质，并将其与数字化过程中使用过的其他移动存储介质一起移交给档案部门，并办理相关移交手续。7.4 档案数字化任务完成后，档案部门必须组织专业人员对数字化服务机构所用的设备进行检查，以确保其设备中无信息留存。凡存有信息的，必须作清除信息的安全处理。7.5 数字化服务机构应将档案数字化过程中形成的日志、记录等原始记录材料移交档案部门，作为项目档案内容进行管理。
目前的企业里用的档案管理程序都有什么？？
第一条 管理部门
1．公司客户服务中心为档案管理部门，设置档案专管岗位，由一人全权负责。
2．文书结案后，原稿由档案专管人员归档，经办部门视实际需要留存影本。如为特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经客户服务中心部门主管同意后妥为保存，客户服务中心以影本归档，原稿用毕后仍应送客户服务中心归档并换回影本。
第二条 文件点收
文件结案移送归档时，依如下原则点收：
1．检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。
2．文件如经抽存者，应有客户服务中心部门主管及档案专管的签认。
3．文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。
4．与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。
第三条 文件整理
点收文件后，应依下列方式整理：
1．中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。
2．右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。
3．文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。
第四条 档案分类
1．档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。
2．档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级“细类”。如案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。
3．同一“小类”（或细类）之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类（或细类）之后增设“卷次”编号，以便查考。
4．每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。
5．档号之表示方式如下 A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2，A1A2为经办部门代号，B1B2
为大类号，C1C2为小类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。
第五条 档案名称及编号
1．档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容 性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。
2．各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。
3．档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名 称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
4．档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。5、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审
慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
第六条 档号编定
1．案件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案件所属类别及其卷次、目次 顺序编列档号。
2．案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。
3．档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主 要类别，编列档号。
4．档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订
者则填写于右上角。
第七条 归档与档案清理
1．归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要 使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。
2．档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。
第八条 保存期限
文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：
1．永久保存：（1）公司章程；（2）股东名簿；（3）组织规程及办事细则；（4）颤燃董事会纳宽及股东会纪录；（5）财务报表；（6）政府机关核准文件；（7）不动产所有权状及其他债权凭证；（8）工程设计图；（9）其他经核定须永久保存的文书。
2．10年保存：（1）预算、决算书类；（2）会计凭证；（3）事业计划资料；（4）其他经核定须保存10年的文书。
3．5年保存：（1）期满或解除之合约；（2）其他经核定保存5年的文书。
4．1年保存：结案后无长期保存必要者。
5．规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。
第九条 档卷清理
1．管档人员应随洞洞亮时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年度更换时， 依规定清理一次，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，必 要时向主管官署报备，并于目录表之附注栏内注明销毁日期。
2．保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“ 收（发）文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联
上注明部分销毁之日期。
第十条 调卷程序
1．各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具“调卷单”经其部门主管核准后持向管档人员调阅。
2．管档人员接到“调卷单”经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上填注借出日期后，将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整理，以备稽催。
3．于档案室当场借阅者，免填“调卷单”。
4．档案归还时，经管档人员核查无误并于“调卷单”填注归还日期及签章确认后，档案即行
归入档夹。“调卷单”由管档人员留存备查。
第十一条 调卷管理
1．“调卷单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。
2．调卷人员对于所调案件，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明 原因，请管档人员负责处理。
3．调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应经调卷变更登记，不得私自授受。
4．调阅案件限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无关之案件，应经文书管理部门主管同意。